Организация совместной работы

Совместная работа в системе "Закупки360" состоит из следующих шагов:
1. Создание компании и приглашение коллег
2. Отбор закупок, по которым необходимо подготовить заявку
3. Назначение ответственного
4. Редактирование списка задач
5. Контроль сроков

Создание компании и приглашение коллег

Для организации совместной работы необходимо в системе создать компанию и пригласить в нее своих коллег.
Чтобы создать компанию, перейдите в раздел "Настройки", страница "Анкета" и на первом шаге укажите свою компанию. Вы можете выбрать компанию из нашего справочника. Если ваша компания еще ни разу не принимала участие в госзакупках, то в нашей базе она, к сожалению, отсутствует. В таком случае просто укажите вручную наименование компании. Подробнее, как это сделать, можно прочитать здесь.



После создания компании пригласите в нее своих коллег. Сделать это можно на странице "Сотрудники" раздела "Настройки". Для этого нажмите на кнопку "Пригласить сотрудников", отобразятся поля для ввода email ваших коллег.



Укажите email тех сотрудников, которых вы хотите пригласить в компанию и назначить в качестве ответственных за подготовку заявки. После ввода email-адресов нажмите кнопку "Пригласить". Ваши коллеги получат письма с приглашением вступить в вашу компанию. Если коллега еще не зарегистрирован в системе, то для принятия приглашения ему необходимо будет пройти регистрацию. После этого вы сможете назначать его ответственным за подготовку заявки.

Отбор закупок, по которым необходимо подготовить заявку

Из любого раздела системы вы можете добавлять интересующие закупки в раздел "Избранное". Для этого необходимо нажать на иконку "звездочка", как это показано на рисунке ниже.



Все отобранные закупки будут добавлены в раздел "Избранное" и вы сможете организовать работу по подготовке заявки.

Назначение ответственного

В разделе "Избранное" рядом с закупками, по которым срок окончания подачи заявок еще не истек, отображается кнопка "Назначить ответственного".



По нажатию на кнопку "Назначить ответственного" открывается форма выбора ответственного из числа приглашенных сотрудников вашей компании.



Выберите нужного сотрудника и нажмите кнопку "Назначить ответственным". Имя и фамилия выбранного коллеги отобразятся в списке закупок.



Ответственный получит уведомление по email, содержащее информацию о закупке, по которой ему необходимо подготовить заявку.
Закупка с назначенным ответственным будет автоматически перемещена в группу "В работе".

Редактирование списка задач

После назначения ответственного рядом с закупкой появляется ссылка "список задач", по нажатию на которую открывается форма создания и редактирования списка задач для подготовки заявки.



Вы или ваш коллега можете отредактировать список задач согласно требованиям конкурсной документации самой закупки.
По мере завершения каждой задачи вашему коллеге следует отмечать в списке каждую задачу как выполненную. Информацию об изменении статуса, добавлении или удалении задач вы будете получать по email.

Контроль сроков

Если за 3 дня до окончания подачи заявки не все задачи из списка будут завершены, вы получите уведомление по email о том, что возможен срыв сроков по подготовке заявки. В разделе "Избранное" такая закупка выдет выделена красным цветом и попадет в группу "Риски"




This article was helpful for 8 people. Is this article helpful for you?